Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Cовместные работы по стандартизации СЭД. Интеграция СЭД с распространенными корпоративными приложениями

11.07.18. Прошел ребрендинг СЭД ТЕЗИС

Компания «Хоулмонт» обновила фирменный стиль системы управления документами и задачами ТЕЗИС . В системе изменения будут отражены в релизе 4.3, который выйдет осенью 2018 года. СЭД ТЕЗИС выпущена на рынок в 2010 году. За 8 лет реализовано более 400 успешных проектов внедрения системы. При развитии системы компания ориентируется на потребности заказчиков и пользователей, собственный опыт и экспертизу, а также рыночные тренды. В настоящее время «Хоулмонт» стремится не только автоматизировать работу с документами и задачами, но и обеспечить свободу управления бизнесом. Эту миссию отражает новый фирменный стиль ТЕЗИС. Обновленный логотип представляет собой букву «Т», в которой за листом бумаги открывается чистое небесное пространство. Еще один ключевой элемент нового стиля - белые облака. Этот визуальный ряд символизирует свободу и легкость работы в системе.

2017. КРОК представил собственную СЭД систему

Системный интегратор КРОК внедрял собственное решение для электронного документооборота на базе EMC Documentum с 2004 года. Кроме того, КРОК является партнером отечественных СЭД-вендоров: Directum и Docsvision. Теперь компания представила собственную систему КСЭД 3.0 . Её можно адаптировать под крупного распределенного заказчика для решения следующих задач: ведение входящей и исходящей корреспонденции, управление финансовой документацией и нормативами предприятия, межведомственный электронный документооборот. В системе действует дизайнер бизнес-процессов. Он реализует мировые стандарты: BPMN, CMMN и DMN. Новый заказчик может с нуля установить решение со всеми нужными для электронного документооборота компонентами. Но возможен и вариант, когда решение внедряется в уже сложившуюся инфраструктуру, когда у заказчика уже есть какие-то компоненты.

2016. Топ 10 СЭД/ECM в России по версии TAdviser (2015)

Портал TAdviser опубликовал обзор российского рынка СЭД/ECM-систем за 2015 год. Согласно исследованию, по итогам 2015 года российский рынок СЭД/ECM-систем в рублевом выражении вырос на 10% и достиг отметки в 37,8 млрд руб. Главные тенденции российского рынка СЭД/ECM-систем, согласно отчету: расширенный функционал систем, облачные сервисы, процесс импортозамещения, мобильность, умные решения, юридически значимый документооборот, корпоративные соцсети, проникновение в СЭД идей BPM, укрепление позиций OpenText, юридически значимый документооборот, замена устаревших СЭД. Наибольшее число проектов в 2015 году выполнено с помощью систем Directum, ELMA, «Дело», DocsVision и «1С:Документооборот».

2011. Дорастут ли российские СЭД до ECM?

Современные СЭД прошли эволюционный путь развития от простейших систем регистрации и учета документов до многофункциональных платформ управления документами и оперативной деятельностью предприятия на основе средств автоматизации бизнес-процессов, организации коллективной работы и других технологий. Чтобы перейти на новый уровень, наши СЭД должны реализовать гораздо более широкий набор технологий ECM, которые сегодня необходимы для полноценного управления неструктурированным контентом. Справятся ли они с этой задачей?

2010. Российский рынок СЭД - взгляд DOCFLOW

Анализ рыночной ситуации - это традиционная проблема российского сегмента систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM), вокруг которой регулярно возникают дискуссии в сообществе поставщиков и заказчиков. Сложность ее изначально определяется многогранностью, наличием большого числа cрезов для подобных исследований. Российская же специфика заключается в отсутствии признанных отраслью методик сбора и анализа информации.

2009. Горячая десятка российских систем электронного документооборота

В сложной экономической обстановке сегодня по-прежнему руководителей интересует возможность автоматизации предприятия. Пожалуй, только критерии выбора изменились и затраты на подобные проекты. Каждый стремится получить максимум по доступной цене. В статье приводится сравнение десяти российских систем электронного документооборота, учитывая реалии дня.

2009. Рынок СЭД: ставка на быстрые внедрения

На рынке электронного документооборота происходят структурные изменения. Они обусловлены, с одной стороны, последствиями кризиса для государственных и коммерческих структур. С другой, несмотря на секвестр бюджета, государство продолжает заниматься укреплением вертикальных и горизонтальных структур и реализацией политики применения электронных документов. Наблюдаемые тенденции, если и не позволяют пока еще делать однозначных прогнозов того, как будет развиваться рынок СЭД, то, по крайней мере, открывают перед игроками рынка широкий спектр новых возможностей. Об этом и многом другом говорили на завершившейся недавно партнерской конференции «Весенний документооборот-2009», проводимой компанией ЭОС, одним из крупных отечественных игроков рынка СЭД.

2008. Рынок СЭД/ECM в России достиг $170 млн

Объем рынка систем электронного документооборота в денежном выражении в России в 2007 году составил более $170 млн. Таковы предварительные итоги исследования CNews Analytics. На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка. Большую долю этого рынка (около трети) в занимают решения на базе платформы Documentum и IBM Lotus Domino / Notes. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision, Naumen и «Мотив». Наиболее важными и определяющими критериями выбора являются функциональные характеристики системы, рекомендации и положительные отзывы, а также простота работы с системой. Наименее значимыми критериями при выборе системы электронного документооборота для предприятий являются скорость окупаемости проекта и низкая стоимость системы.

Информационно-аналитический центр TAdviser опубликовал традиционный ежегодный отчёт по рынку систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом (ECM). На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в 2016 и 2017 годах.

Оценка российского рынка СЭД в денежном эквиваленте

По подсчётам TAdviser, в 2016 году объём отечественного рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 41,6 млрд ₽ . За год рынок увеличился на 10% . Такой же динамики (10% ) эксперты ожидают и по итогам 2017 года.

Максимальную прибыль от продаж, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота в 2016 году получила сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд ₽ . При этом более 2 млрд ₽ фирма «1С» и её франчайзи заработали на услугах внедрения и сопровождения СЭД, в то время как продажи лицензий привлекли в общую копилку всего 650,5 млн ₽ . Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка.

Первую строчку официального ранкинга заняла компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд ₽ , вторую - «Крок» с 1,38 млрд ₽ , третью TerraLink с 964 млн ₽ . Наш партнёр ЭОС на продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн ₽ и обеспечил себе 4-е место в общей таблице.

Составители рейтинга отмечают, что большинство участников рейтинга СЭД/ECM продемонстрировали положительную динамику выручки в 2016 году. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели - и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе.

Рейтинг СЭД по числу проектов

По количеству начатых и завершённых в 2016 году проектов лидирует компания Directum (739 ). Наши партнёры ЭОС (593 публичных проекта за год) и 1С (178 проектов) занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.

Отраслевое распределение проектов

Статистику распределения проектов СЭД по отраслям TAdviser в этом году не выводил. Однако за него это сделала международная исследовательская компания IDC. По её подсчётам, в 2016 году в ECM больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Промышленники с наибольшей долей рынка (25% ) основное внимание уделяли автоматизации внутреннего документооборота: расширению функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизации типовых для предприятия сценариев работы и интеграции СЭД с транзакционными системами ( , CPM, BI). Занимающий 23% рынка госсектор в 2016 году преимущественно решал задачи развития МЭДО и подключения новых участников к межведомственному взаимодействию. Финансовые учреждения с долей 16% были сосредоточены на автоматизации внешнего документооборота: создании клиентских электронных досье, мобильных приложений, автоматизации процесса выдачи кредитов.

Ключевые драйверы роста рынка СЭД

Ежегодно рынок СЭД / ECM в России увеличивается на 10% . Этому способствует целый ряд факторов:

Сложная экономическая ситуация . Затянувшийся кризис заставил предприятия серьёзнее задуматься о сокращении инвестиций и ужесточении финансового контроля. Многие в связи с напряжённой экономической ситуацией впервые задумались об оценке и оптимизации своих бизнес-процессов. И нашли эффективное решение - СЭД/ECM-системы.

Процесс импортозамещения . В 2016 году Правительство РФ издало распоряжение №1588-р, обязывающее федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды переходить на российское программное обеспечение. С тех пор производители отечественных систем электронного документооборота наблюдают устойчивый спрос на свои решения. Не исключено, что вслед за госорганизациями и органами госуправления на отечественные платформы обяжут перейти крупные отраслевые компании с государственным участием. А это основной сегмент заказчиков СЭД и ECM-систем. Однако, как и в нынешней ситуации, переход будет не резким. Замена масштабных информационных систем всегда сопряжена с высокими затратами и рисками, поэтому модернизация должна быть плавной. Начать можно с обновления базы данных и перехода на открытое программное обеспечение, например, с перехода на PostgreSQL.

1. Курс на цифровую экономику . Государство планомерно запускает электронные сервисы («Госуслуги», «Налог.ру»), коммерческие компании и . Перевод бизнес-процессов в электронную среду - эффективный путь снижения себестоимости товаров и услуг, оптимизации трудовых, временных и финансовых затрат.
2. Стремительное развитие новых технологий . По мере развития новых инструментов обработки и хранения данных (блокчейн, большие данные, искусственный интеллект) эволюционируют и системы электронного документооборота. Расширяется их функционал, появляются новые инструменты стандартизации, визуализации и анализа информации (BI). СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ данных.
3. Потребность в автоматизации ЮЗЭДО . В 2016–2017 годах в организациях различных размеров и отраслей назрела острая необходимость в автоматизации юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО). Причём речь идёт не только о применении квалифицированной электронной подписи и онлайн-обмене заверенными документами, но и о потребностях на уровне полноценных механизмов интеграции, позволяющих минимизировать ручные операции и обеспечить непрерывность сквозных процессов.
4. Тотальная мобилизация . В настоящее время не только руководители, но и рядовые исполнители нуждаются в доступе к рабочим программам с мобильных устройств. Возможность подключения к корпоративной СЭД с личного телефона или планшета позволяет сотруднику быстрее узнавать о новых задачах и оперативнее исполнять их. Тотальный переход корпоративных коммуникаций в мобильную среду привёл к зарождению целой индустрии, обслуживающей мобайл для бизнеса. В неё входят контент-провайдинг, услуги разработки инструментов защиты корпоративных данных, проектирования и создания мобильных приложений.
5. Распространение облачных сервисов . Облачные СЭД-технологии активно применяются на государственном уровне. Подать заявку на смену водительского удостоверения или паспорта, заплатить налоги, получить справки ЖКХ сегодня можно в цифровой среде - через сайты госуслуг. Что касается коммерческой сферы, то для предприятий среднего и малого бизнеса ECM-платформа непременно должна быль облачной. Покупать коробочную версию СЭД организациям сегмента СМБ экономически невыгодно. Использование облачных систем управления контентом весьма удобно и для крупных предприятий. Такие ECM не ограничены в плане масштабирования, централизованы, обеспечивают повсеместный доступ сотрудникам с любых типов устройств в режиме 24/7.
6. Учащение вирусных атак . Недавняя волна вирусных атак спровоцировала всплеск интереса к СЭД как к системам централизованного хранения корпоративной информации.

Прогнозы на ближайшую перспективу

Дальнейший рост рынка эксперты связывают с развитием ЮЗЭДО, финансового архива и совершенствованием механизмов интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. Уже сегодня СЭД бесшовно интегрируются с аналитическими сервисами и учётными программами. В ближайшем будущем системы электронного документооборота ещё плотнее встроятся в IT-ландшафт организаций. Эксперты даже допускают выпуск конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента компании.

Большее распространение в системах электронного документооборота получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта. Из сервиса регистрации документов СЭД превратится в многофункциональную систему документирования всей деловой активности предприятия, центр диспетчеризации информации с учётом данных множества информационных систем. Плюс к этому, СЭД станет главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI-системах.

Сдерживающие факторы

В числе основных барьеров развития рынка СЭД эксперты называют:

• Ограничения законодательной базы . Электронный документооборот до сих пор используется не как основной, а как дублирующий бумажный.
• Недостаточная унификация СЭД, отсутствие единого стандарта и регламентов . К примеру, сотрудники промышленных предприятий работают не только со стандартными отчётами, но и со специализированной инженерной документацией (чертежами из AutoCAD). Отсутствие таких документов в типовых формах многих сдерживает от внедрения СЭД.

Опыт внедрения СЭД «СофтЭксперт»

Многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются. Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям. Критерии выбора СЭД

Не секрет, что грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования компании. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это вре­менные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения), трудовые (необходимость иметь в штате специалиста, ответственного за документооборот), не говоря уже о затратах на расходные материалы и офисную оргтехнику. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение призваны СЭД.

Несмотря на сложные экономические условия, СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

• повысить эффективность управления компанией, пре­доставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
• оптимизировать работу сотрудников с документами;
• сохранить критически важную информацию и немате­риальные активы компании (информация, которая мо­жет быть утеряна в результате увольнения или сокра­щения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

Естественно, информация о полезности современных тех­нологий для специалистов-делопроизводителей не нова. Если вы читаете эти строки, значит эта тема вам близка. Возможно, многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются.

Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям.

Рынок активно развивается, на нем присутствует множе­ство продуктов, бизнес-решений, дополнительных опций, рассчитанных на решение самых разных задач. И даже если в ва­шей компании уже есть решение для автоматизации делопроизводства и коллективной работы сотрудников, то, вероятно, сейчас вы задумываетесь, как его оптимизировать.

Важно понимать, что системы электронного документо­оборота, внедренные в компании, это не застывший субъект, а живой организм, который требует значительного внимания, контроля, развития. Если систему своевременно не развивать, то очень скоро она устареет и перестанет использоваться со­трудниками.

Служба ДОУ - заказчик СЭД

Возможно, сейчас вы задаете вопрос: "Зачем нам - делопроиз­водителям - разбираться в рынке СЭД, если есть "айтишники" и это их хлеб выбирать программы?".

Наивно полагать, что за вас эту задачу решат IT-специатисты! Большая часть документов сегодня создается, обраба­тывается и хранится в электронном виде. Сотрудники согла­совывают множество документов с помощью ICQ, Skype, электронной почты. Кроме этого, документы создаются и со­храняются в различных форматах. И именно задача делопро­изводителей - управлять этой информацией.

Мне известно немало случаев, когда делопроизводители становились фактически разработчиками систем электрон­ного документооборота, прописывая требования к системе "с нуля". С этого и начиналось их хождение по мукам и дол­гие процессы разработки, доработки, внедрения системы.

Сначала они выступали в роли бизнес-аналитиков - опи­сывая все процессы документооборота. Потом в роли тестировщиков, принимая полученные результаты. Ну, а затем и в роли преподавателей, обучая сотрудников своей организа­ции работе с системой. Естественно, что все эти процессы весьма длительные и на них уходит значительное количество времени - в лучшем случае несколько месяцев, в худшем - лет. Позже они признавались мне, что если бы они могли принять участие раньше в процессе выбора, то сэкономили бы себе очень много сил и времени, а своей компании приличные деньги! Но самое главное, что они уже давно бы организовали совместную работу в системе - свою и сотрудников компании.

Разработчики заказных решений в большинстве случаев ориентируются на требования пользователей. Только они не учи­тывают, что пользователи зачастую не знают, какие требования предъявить и какие существуют способы реализации их задач.

Знакомство же с продуктами, представленными на рынке, по­нимание принципов их работы дает преимущество при выборе и, в конечном счете, позволяет выбрать наиболее эффективное решение и сэкономить свои силы, нервы и деньги компании.

Какое решение выбрать?

Итак, вы решили разобраться в ситуации на рынке СЭД и най­ти подходящую систему для решения своих задач. Вы откры­ваете Интернет, а там...

А там представлено столько наименований, описаний, гра­фиков аналитических компаний, различных сравнений, что мож­но просто утонуть в этом море информации. Вот лишь некото­рые цифры о количестве продуктов на российском рынке.

На февраль 2010 г. в каталоге систем электронного доку­ментооборота на сайте TAdviser было порядка 179 наименова­ний, перечень каталога Docflow насчитывает 170 продуктов, также есть различные независимые порталы о системах доку­ментооборота, где перечень решений насчитывает 45 наиме­нований. Компания DSS Consulting выделяет решения порядка 15-20 компаний, которые имеют множественные и успешные проекты внедрения на протяжении нескольких периодов.

Как видим, на российском рынке представлено множество разнообразных решений, относящихся к классу систем элек­тронного документооборота.

Системы могут называются по-разному: "система автома­тизации делопроизводства", "электронная канцелярия", "си­стема оперативного управления компанией", "система управ­ления контентом", "ECM-система" и т. д.

Казалось бы, в чем разница? Ведь все системы делают практически одно и то же - обеспечивают управление элек­тронными документами. А документооборот - это достаточно формализованная сфера и все решения по его автоматизации должны быть очень похожи друг на друга.

Однако рынок программных продуктов весьма разнооб­разен - есть дорогие системы и решения эконом-класса, есть узкоспециализированные системы и конструкторы, которые позволяют реализовать любые замыслы клиента. Все это рыночное разнообразие проистекает от того, что одни и те же функциональные требования реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.

В настоящее время рынок достиг определенной стадии зрелости, среди СЭД появились свои лидеры, продолжают по­являться новые решения, что свидетельствует о том, что процесс развития систем продолжается. В отличие от рынка программ для бухгалтерского учета, где, безусловно, лидирует фирма "1С", рынок СЭД не настолько поляризован, выбор у покупателя чрезвычайно широк: от ведущих мировых производителей до разработок, выполняемых на заказ и учитывающих особенности конкретного заказчика. Сложно разобраться, не правда ли?

Проблема выбора СЭД

Обилие предложений на рынке ПО для делопроизводства по­рождает проблему выбора. Но в связи с отсутствием объек­тивных критериев и общепринятых методик оценки качества предлагаемых СЭД и их соответствия реальным потребностям организации возникает риск приобретения "не той" системы: слишком слабой или, напротив, избыточной для решения кон­кретных задач. Риск может усугубиться на этапе внедрения, поскольку даже хорошую систему можно настроить так, что работа в ней не будет эффективной.

В итоге большинство организаций выбирает программные решения в области электронного документооборота на свой страх и риск, руководствуясь собственными критериями, ин­туицией или доверяя обещаниям разработчиков и специалистов, осуществляющих внедрение системы.

Чаще всего причиной неудачи является не столько качество программного решения, сколько его неверный выбор и ошибки, допущенные при внедрении из-за отсутствия грамотно сфор­мулированных требований к СЭД.

В конце 2008 - начале 2009 гг. компания DSS Consulting провела исследование среди компаний - пользователей СЭД, внедривших СЭД в 2008 г. На вопрос: "Каким образом ком­пании выбирают СЭД?" наиболее популярными ответами были:

• выбирали по рекомендациям;
• проанализировали информацию в Интернете;
• выбрали первое попавшееся решение;
• решение "спустили сверху".

Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, главное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии.

Следовательно, существует реальная потребность в инфор­мации, которая бы позволила: на основе анализа системы документационного обеспечения управления и бизнес-процес­сов организации сформулировать требования к СЭД, на осно­ве объективных критериев оценки и сравнения СЭД, представ­ленных на рынке, выбрать подходящий продукт и обеспечить его эффективное использование.

Критерии выбора СЭД

Прежде чем приступать к достаточно обширной теме по обзо­ру текущей ситуации на российском и международном рынках информационных решений данного класса, а также к анализу конкретных решений, остановимся на основных критериях, которым необходимо уделять внимание независимо от класса программного продукта и занимаемой доли рынка.

СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика. Конечно, мож­но взять ECM-платформу и получить тонко настраиваемое решение, которое учитывает все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от не­скольких месяцев до года и более и требует немалых финан­совых затрат. Однако всегда хочется, чтобы сроки внедрения были минимальными, а обучение персонала быстрым и же­лательно без отрыва от производственной деятельности.

Чаще всего выбор СЭД делают, основываясь на следующих критериях:

• стоимость лицензий СЭД и других необходимых ком­понентов (аппаратное обеспечение, СУБД);
• стоимость внедрения и поддержки СЭД;
• возможности расширения системы за счет дополни­тельных модулей и интеграции с другими продуктами;
• информационная безопасность;
• используемая платформа и технологии;
• репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы);
• функциональная полнота.

Рассмотрим значение приведенных критериев.

Стоимость лицензий всегда была одним из основных критериев при выборе системы. Заказчики СЭД уже давно знают, что дешевый продукт далеко не всегда хороший.

Система должна быть доступной, чтобы заказчик мог сам осуществлять некоторые настройки системы, например самостоятельно подключать и настраивать словари, справочники, типовые маршруты прохождения документов и др., не прибегая лишний раз к услугам разработчиков или си­стемных интеграторов. Стоимость эксплуатации системы при этом будет ниже.

Система должна быть решением, которое предусмат­ривает дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей и возможностей.

Спектр возможностей, расширяемый дополнительными модулями, может включать как интеграцию с определенны­ми приложениями, так и расширение функциональных воз­можностей системы.

Особое внимание при выборе системы предъявляется к ее информационной безопасности, тому, как реализованы прин­ципы защиты конфиденциальных данных, как организована система разграничения доступа, поддерживается ли системой использование электронной подписи и шифрования.

При выборе системы, как правило, принимается во вни­мание то, на какой платформе она построена и какие техно­логии используются. И здесь приоритет отдается скорее не но­визне, а стабильности и надежности. Не последнюю роль при выборе играет используемая система управления базами данных (СУБД) и средства разработки.

Если в организации уже есть корпоративный стандарт на СУБД, то логичнее, если СЭД будет ему следовать. Рас­ширять список поддерживаемых СУБД без крайней необхо­димости нежелательно. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые ими владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД и тем меньше риск срыва проекта из-за отсутствия таких специа­листов.

При выборе разработчика СЭД, как правило, оцениваются такие факторы, как срок работы на рынке СЭД, репутация среди пользователей и конкурентов, качество технической поддержки, частота выпуска обновлений системы. Не ме­нее важен выбор надежной компании - поставщика СЭД, в слу­чае если компания-разработчик не работает напрямую с заказ­чиками.

Следует на этапе выбора детально оценить опыт успеш­ных проектов и внедрений, уровень квалификации персона­ла. Именно от фирмы-поставщика зависит возможность доработки информационной системы в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику пред­приятия.

Возможно, наиболее важный критерий - функциональная полнота системы. Как бы ни была хороша система по всем другим показателям, главная ее задача состоит в том, чтобы обеспечивать выполнение функций управления электронными документами.

До настоящего времени заказчики редко использовали системный подход к оценке функциональной полноты СЭД, полагаясь на свое субъективное мнение, основанное на из­учении маркетинговых материалов или, в лучшем случае, на беглое знакомство с продуктом на опытном стенде. Для ус­пешного практического использования СЭД этого мало.

Сделать правильный выбор, не проводя комплексной оцен­ки и сравнения систем, прежде всего по функциональным па­раметрам, без учета стратегических целей и текущих задач заказчика, - практически невозможно.

Оказать помощь в решении этой проблемы может пред­варительный анализ рынка: первичное ознакомление с его основными участниками, продуктами, представленными на рынке, ключевыми технологиями и систематизация по основным параметрам.

По оценке , в 2016 году положительная динамика российского рынка СЭД/ECM-систем сохранилась. Как и годом ранее, она составила 10%, при этом объем рынка в рублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей.

На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM – это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.

По мнению TAdviser, по итогам 2017 года динамика останется на уровне 2016 года.

Оценки объема отечественного рынка СЭД/ECM, представленные некоторыми компаниями из этой сферы, в целом совпадают с данными TAdviser.

Так, по мнению Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора , динамика рынка в 2016 году осталась на уровне 2015 года – в районе 10%, а объем рынка составил приблизительно 41,5 млрд руб.

Владимир Кохан, коммерческий директор , отметил, что в 2016 году рынок показал дальнейший рост, превзошедший темпы 2015 года. Объем рынка, по его предположению, превысил 42 млрд руб., а в 2017 году положительная динамика сохранится.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании , оценивает динамику рынка по активности заказчиков и развитию соответствующего направления компании. Так, по итогам 2016 года рост выручки «Крок» от проектов в сфере СЭД/ECM достиг 14%.

По мнению Алексея Трефилова, директора компании ELMA , рынок показал стабильный рост.
Наша компания показала рост более чем 60%, насколько мне известно у всех компаний-передовиков результаты также стабильно хорошие. В конце этого года на рынке произошло серьезное оживление - очень интенсивно муссируется тема цифровой экономики. Это очень серьезный драйвер для всего рынка систем автоматизации и СЭД\ECM-систем в частности, - отметил он.

Владимир Андреев, президент компании , наблюдал заметный рост объема продаж в 2016 году. О 2017 годе говорить еще рано, «высокий сезон» у СЭД – конец года. Прогнозы – дело неблагодарное, но как правило рынок в предвыборный год затихает, так что рост может оказаться меньше прошлогоднего, - полагает он.

В компании , считают, что рынок будет расти. И в первую очередь это будет связано с успехам в топовых областях – ЮЗДО, финансовый архив, интеграции.

Елена Иванова, директор по маркетингу компании , замечает в 2017 году рост и оживление рынка. Активность со стороны потенциальных клиентов стала выше. Стало больше проектов в регионах. Драйвером на государственном рынке продолжает быть импортозамещение, что бы ни говорили, потихоньку оно идет, - отмечает она.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании , рассчитывает на рост «процентов не менее чем на 20 %».

Однако, боюсь, что, скорее всего, в основном за счет увеличения объема продаж дешевых лицензий и ограниченных по функционалу проектов. Ширпотреб рулит, ничего страшного, это нормальный путь развития человеческой цивилизации, - добавляет он.

Показатели деятельности участников рынка

Большинство участников российского рынка СЭД/ECM, представленных в рейтинге ниже, по итогам 2016 года показали положительную динамику выручки от проектов в этой сфере. Только у двух компаний из 16 зафиксированы отрицательные показатели. При этом все отечественные вендоры оказались в плюсе.

Лидером в очередной раз стала компания , выручка которой от СЭД/ECM-проектов выросла на 25,7% и достигла 1,86 млрд рублей. Почти треть этой суммы пришлась на продажи лицензий, две трети - на услуги внедрения и поддержки. В тройку лидеров также попали компании "Крок" и .

Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 годах

Статистика по проектам участников рейтинга в 2015-2016 годах представлена в таблице ниже. Она включает данные о количестве начатых и завершенных проектов, а также информацию о количестве реализованных лицензий или автоматизированных рабочих мест.

Статистика компаний по реализованным СЭД/ECM-проектам и лицензиям

Основные драйверы и барьеры российского рынка СЭД/ECM-систем

Драйверы

Импортозамещение

Импортозамещение глубоко проникло в ИТ-отрасль и влияние этого процесса ощущается во всех её сегментах. В сфере СЭД/ECM-систем замена иностранных решений отечественными продуктами является одним из основных драйверов. Таковым, в частности, импортозамещение называют Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн» и Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления».

По словам Артура Ишханяна , в отличие от 2015 года, когда тенденция только набирала силу, теперь она затрагивает гораздо больше участников рынка.
Поставщики решений СЭД отмечают рост спроса на отечественные платформы, связанный, прежде всего, с законодательным закреплением перехода на российские решения для госорганизаций и органов госуправления. Немало поспособствовал этому запуск Минкомсвязи РФ реестра отечественного ПО для поддержки импортозамещающих продуктов – попавшие в него ИТ-системы рекомендуются к закупке в госорганизациях.

Крупные отраслевые компании с государственным участием – основные заказчики систем СЭД – предполагают, что в ближайшее время им также придется отказаться от зарубежных платформ в пользу российских решений. В связи с чем, многие российские ИТ-компании, в том числе и мы, разрабатывают собственные платформы для СЭД, - рассказывает он.

По мнению Сергея Плаунова, руководителя направления BPM&ECM компании «Крок» , среди драйверов рынка остаются курс на импортозамещение в госсекторе и наличие санкций, согласно которым западные вендоры вынуждены отказывать в обновлении и оказании услуг техподдержки по ряду внедренных систем электронного документооборота.

Цифровая экономика и цифровая трансформация

Алексей Трефилов, директор компании ELMA, основным драйвером роста видит флаг «Цифровая экономика».
Тема очень серьезная, за нее взялись крепко, очень надеюсь, что вопрос получит хорошую реализацию и поддержку. Что немаловажно, благодаря активному освещению в СМИ и на тематических конференциях уже можно говорить о небольшом эффекте программы. Темы «цифровой экономики» и «цифровой трансформации», хотя с точки зрения содержимого не принесли ничего нового - все это под другими названиями уже не раз обсуждалось - придали вопросам автоматизации бизнеса новизну и привнесли свежие идеи, - отметил эксперт.

А лександр Назаров, директор по продажам Haulmont («Хоулмонт») , считает, что общество с каждым годом делает новые шаги в цифровую эпоху и становится информационным обществом.
Мы видим в том числе, как государство озвучивает тренды и подает пример, успешно работают массовые электронные сервисы - «Госуслуги», «Налог.ру» и т.п. Бизнес стремится внедрять новые технологии, чтобы быть конкурентным в своих отраслях, - говорит Назаров.

Стремительное развитие технологий

Еще один очевидный драйвер рынка СЭД – стремительное развитие цифровых технологий для бизнеса в России.

По мнению Артура Ишханяна, использование современных инструментов хранения и обработки данных в СЭД (блокчейн, Big Data, AI) расширяет функциональность решений в области обработки, стандартизации и анализа данных (BI), и СЭД все чаще используются как корпоративные хранилища данных. В системах появляются инструменты визуализации данных.
Уже сейчас СЭД могут быть бесшовно интегрированы с аналитическими системами компании, и в будущем, на мой взгляд, это приведет к выпуску конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента организаций, - отмечает он.

Потребность рынка к автоматизации ЮЗДО

В компании драйвером называют общую готовность и потребность рынка к автоматизации юридически-значимого документооборота (ЮЗДО).
Примерно 50/50 встречаются проекты, где такое взаимодействие строится либо внутри предприятия, либо с внешними участниками. Это не только про обмен документами с контрагентами и использование электронной подписи, здесь потребность на уровне полноценных механизмов интеграции, которые позволяют максимально сократить ручные операции и обеспечить непрерывность сквозных процессов, - говорят в компании.

Развитие мобильности

Немало подстегивает развитие рынка тотальный уход бизнеса в мобайл.

На сегодняшний день 4,8 миллиардов человек – а это более половины населения Земли – являются активными пользователями мобильных устройств, и можно прогнозировать, что к 2020 году цифра вырастет до 6 млрд. Естественно, планшеты и смартфоны становятся обыденным элементом ИТ-инфраструктуры компаний. В настоящий момент особой популярностью пользуется концепция BYOD (Bring Your Own Device), которая подразумевает, что сотрудники пользуются собственными устройствами для рабочих задач – руководству компании не нужно тратить средства на закупку мобильного оборудования.

Облака

Политическая неопределенность усилила риски использования зарубежных решений на территории России, плюс они стали весьма дорогостоящими. Если до 2016 года облачные СЭД, в том числе и импортные, бурно развивались как услуга, то сейчас есть проблема их использования на территории России (а российских - за рубежом).

Сергей Евсиков, директор «

Напряженная экономическая ситуация

Михаил Хаскельберг, исполнительный директор «Первой Формы».
Многие компании уходят с рынка, а те что остаются – сокращают инвестиции и жестко контролируют финансы. Многие впервые начинают оценивать эффективность своих бизнес-процессов, искать способы их оптимизации. И средством для этого выступают СЭД\ECM-системы. Но чтобы в таких условиях запустить новый ИТ-проект, необходимо подробно обосновать его результативность. Поэтому востребованы только те системы, которые реально повышают эффективность бизнеса, - говорит он.

Барьеры

Импортозамещение

Владимира Андреева, президента компании , необходимость срочно реализовывать поддержку отечественной инфраструктуры затрудняет возможности инвестиций в перспективные инновации вроде искусственного интеллекта.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу , добавляет, что барьером также может стать неразумное проактивное импортозамещение, которое рискует превратиться в самоцель в ущерб эффективности.

Ограничения законодательной базы

Надежда Кочеткова, евангелист «1С:Документооборота» в компании «1С» , отмечает, что барьером служат ограничения законодательной базы. Например, в части перехода на взаимодействие посредством использования электронных документов (не электронных копий, а именно электронных документов, созданных и существующих только в электронном виде, подписанных электронной подписью) и риски, связанные с техническим обеспечением долговременной сохранности таких документов.

Психологический фактор и сопротивление переменам

Также, по мнению Надежды Кочетковой, барьером зачастую служит психологический фактор.
Например, «перестраховка» компаний в переходе на ЭДО и применении электронной подписи. Для ряда компаний небольшая судебная практика в части использования электронных документов, как доказательства в суде, вызывает внутрикорпоративные барьеры и препятствует переходу на ЭДО, - говорит она.

Другим примером барьера служит процесс вовлечения в ЭДО контрагентов. Компании, пришедшие к пониманию и необходимости использования ЭДО, сталкиваются с нежеланием использования ЭДО контрагентами. В связи с этим компании вынуждены реализовывать отдельные проекты по их вовлечению и мотивации.

В "ЕСМ Групп Про" к барьерам рынка относят сопротивление переменам со стороны конечных пользователей.

Добавляет, что для большинства коммерческих организаций электронный документооборот является инфраструктурным, поддерживающим бизнес-процессом, а не основным. Компании порой думают, что внедрение СЭД не принесет ощутимых дивидендов и каких-то судьбоносных изменений. В госструктурах, где документооборот часто является основным видом деятельности, наоборот, страшатся нарушить привычный ход вещей и увеличить прозрачность процессов.

Отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация СЭД

По мнению Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора «АйДи - Технологии управления» , главным барьером рынка становится отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация систем электронного документооборота в российских компаниях. Так, сотрудники промышленных предприятий привыкли, помимо стандартных отчетов, использовать много инженерных документов: например, чертежи в программе AutoCAD. Это усложняет переход на электронную систему документооборота.

Какие важные изменения и события произошли на российском рынке СЭД/ECM-систем в 2016-2017 годах?

Законодательные изменения, направленные на использование в госсекторе отечественного офисного ПО

В 2016-2017 годах произошли важные законодательные изменения, которые в корне изменят подход к внедрению ИТ в госструктурах. В 2016 году вышло распоряжение Правительства РФ от 26 июля 2016 года №1588-р, обязавшее к переходу на отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды. Кроме того, очень мощный толчок рынку дали дополнительные требования к офисному ПО, утвержденные постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года, и последовавшие в июле этого же года методические рекомендации по переходу госорганов на отечественное ПО, утвержденные Минкомсвязи.

Добавляет, что эти изменения провозгласили общий курс на отказ от бумажных носителей и предоставление сервисов в электронном виде. Несмотря на то, что данные нормативные документы пока касаются ограниченного круга органов государственной власти – соответствие данным требованиям, по его мнению, уже сейчас является важным критерием выбора СЭД/ЕСM и для субъектов Российской Федерации, и для компаний с государственным участием.

Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга компании «Интертраст» , видит, что со стороны госорганов усиливаются запросы на решения СЭД, которые обеспечивали бы импортозамещение существующих зарубежных платформ. Учитывая законодательное давление регулирующих органов, это может стать главной задачей государственных организаций на ближайшее время, полагает он.
По сути необходима мультиплатформенная СЭД, которая не зависит от применяемого базового ПО и обеспечивает заказчикам возможность выбрать ту ИТ-инфраструктуру, которая соответствует требованиям в области импортозамещения. Система должна находиться в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, - добавляет Дмитрий Голосовский .

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании «Крок» , отмечает, что появление новых критериев включения софта, в том числе и систем электронного документооборота, в реестр российского ПО, по сути является ужесточением требований. Например, появились требования к операционным системам, на которых должно работать включаемое в реестр ПО как в серверной, так и клиентской части – оно должно работать как минимум на одной систем из реестра (вариации Linux) и Windows. Кроме того, веб-клиент включаемой в реестр российского ПО системы электронного документооборота должен поддерживать несколько интернет-браузеров, при этом два - из реестра.

Добавляет, что за счет общего курса на импортозамещение доля иностранных ECM-платформ на рынке снизилась.

Курс на цифровую экономику

Курс на цифровую экономику дает российскому ИТ-рынку в целом и рынку СЭД/ECM-систем в частности огромный потенциал и много новых возможностей.

Электронный документооборот, оказание госуслуг в электронном виде, развитие порталов - все эти направления фактически являются элементами цифровой экономики, и в нашей стране эти технологии вполне соответствуют мировым, считает Елена Иванова, директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) .

Курс на цифровую экономику непременно повлечет за собой дальнейшие изменения. Прогнозы очевидны: это лавинообразный рост объемов и разновидностей цифровой информации, вовлечение всех сотрудников в интенсивные электронные коммуникации, оцифровка «бумаги» и активизация сопутствующих деловых процессов. И СЭД будут вынуждены учитывать все эти тенденции, - добавляет Елена Иванова.

Приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum

Одним из самых важных событий последних лет, которое повлияло и на российский рынок ECM, безусловно, является приобретение компанией OpenText подразделения корпоративного контента EMC Dell, в частности, линейки продуктов Documentum.

Как отмечает Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления» , это стратегическое партнерство между бывшими конкурентами показало нарастающую тенденцию к консолидации рынка. Сейчас вендор продолжает обновлять решение (в 2017 году вышла новая версия – 7.3) и делает его более доступным для пользователей, которые смогли отказаться от коммерческих баз данных в пользу open source.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании TerraLink , добавляет, что приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum самым благоприятным образом скажется на настроениях и ожиданиях пользователей.

Изменения в сфере регулирования ЭДО

С точки зрения межкорпоративного документооборота за год произошли важные изменения в сфере регулирования ЭДО.

Как поясняет Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum , появились новые форматы, планы по переходу на электронные трудовые книжки и договоры с сотрудниками, множество правовых актов, уточняющих практические аспекты электронного обмена.

Атаки криптовирусов спровоцировали рост интереса к СЭД

Недавние атаки криптовирусов спровоцировали всплеск интереса к СЭД из-за возможностей централизованного хранения корпоративного контента. Об этом, в частности, говорит Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования» .

По его словам, до внедрения СЭД контент юридически принадлежит корпорации, но по факту он «размазан» по жестким дискам и другим местам хранения. При атаке вируса на рабочие места эти данные никак не защищены, они утрачиваются. Централизация позволяет обеспечить эффективную защиту одной конкретной точки и сделать резервное копирование данных.

Как изменится российский рынок СЭД/ECM в течение ближайших 5 лет? Прогнозы экспертов

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном ” в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение . Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования . Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД) , которым и посвящена данная статья. Главной целью статьи является представление для читателей Jet Info ретроспективы современного состояния мирового рынка СЭД, перспектив его развития, а также достаточно большого числа примеров применения СЭД в мире. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru , www.docflow.ru , сайтов компаний-разработчиков СЭД и др.

Основные понятия о системах электронного документооборота

Назначение СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS ” Electronic Document Management Systems ): “СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных”.

Главное назначение СЭД ” это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации ” от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Основные свойства СЭД

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии . Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

• Хранилища атрибутов документов (карточек);
• Хранилища документов;
• Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов” . Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком ” низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов. При “свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при “жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

• Полный контроль над документом;
• Право редактировать, но не уничтожать документ;
• Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
• Право читать документ, но не редактировать его;
• Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики ” viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция “управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management ” ECM)” , а не управление электронным документооборотом (в соответствии с “Forrester TechRankings”). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым , то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой “категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)” .

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Общие функции управления содержимым , под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.

Функции управления процессами , под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

Интеграция с другими ECM-системами , подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД . Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.

Системы управления информацией (information management systems) ” порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать “снимки” Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems ” OMS) , основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS ” integrated document archive and retrieval systems) . Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша ” генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на “второстепенных” вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде ” в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами , встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.

Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

• Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

• Появление возможности коллективной работы над д